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Nuevo marco de responsabilidad empresarial

Nuevo marco de responsabilidad empresarial

Desde 1 de julio de 2015 es de aplicación la reforma del Código Penal (L.O. 1/2015), que hace necesario que las empresas adopten e implanten un modelo de prevención de delitos como requisito para poder evitar posibles responsabilidades penales de la empresa, los administradores y los directivos.

Por todo ello, para los ejercicios cerrados con posteridad a dicha fecha y, en particular,  para el cerrado a 31 de diciembre de 2015, los administradores deberán asegurar la debida acreditación y documentación de sus responsabilidades para evitar la responsabilidad penal y patrimonial a nivel personal y de la empresa. 

Estos deberes formales requieren la elaboración de un Modelo de Prevención de Delitos, adaptado a la actividad y estructura organizativa del concesionario, y acreditar formalmente los deberes y responsabilidades de los administradores y directivos.

Queremos destacar que el nuevo marco de responsabilidad exige un deber de control y vigilancia por parte de la entidad y de sus administradores. Por todo ello, actualmente y ante cualquier proceso de investigación penal en la empresa, será necesario acreditar este deber.  Recientemente se ha podido ver cómo en los últimos procesos penales mediáticos de empresa en España, tales como el caso Volkswagen, Air Europa, Convergencia y Proveedores, Fútbol Club Barcelona, se ha requerido e imputado posible responsabilidad a las empresas y a sus administradores / altos ejecutivos.

¿Qué consideraciones han de tener en cuenta los concesionarios de automoción?

La actividad de los Concesionarios de Automoción requiere un proyecto adaptado y personalizado a sus particularidades y a los riesgos específicos de la actividad comercial, de taller y de vehículos usados. 

Adicionalmente, es especialmente crítico definir y aportar elementos de protección jurídica para las posibles responsabilidades indirectas generadas por los proveedores del concesionario; en especial, por los Fabricantes / Marca y por las entidades de financiación de vehículos. 

Para los concesionarios esta medida de prevención es crítica, puesto que la relación final con el cliente y la formalización de la venta del vehículo legalmente la efectúa el concesionario. Por todo ello, deberá incorporar elementos de prevención y protección jurídica por posibles delitos realizados por otros para evitar el “contagio” de la responsabilidad penal.

Asimismo, en algunos concesionarios que disponen de diferentes sociedades y, en algunos casos alguna sociedad “holding” o patrimonial, igualmente deberá analizarse los elementos de defensa y prevención para proteger las posibles responsabilidades del conjunto de sociedades y en particular de la patrimonial del grupo y de sus administradores.

¿Qué implicaciones tiene en la actividad?

En cuanto a las implicaciones en la operativa del concesionario, el nuevo marco de responsabilidad penal hace necesario que los concesionarios incorporen elementos de control y prueba en cuanto a la gestión de la financiación, los cobros en efectivo, las facturas y cargos a empresas.

Asimismo, recordamos que, como cualquier empresa, los concesionarios deberán de realizar y acreditar formalmente a nivel de empresa y administradores la implementación y comunicación a nivel interno del Programa y medidas de prevención de delitos que el Código Penal establece como requisito para evitar posibles responsabilidades penales, en aquellos tipos delictuales que son de aplicación a  las empresas.
Dada la actual situación y los procesos penales abiertos en este nuevo marco normativo a nivel general y, en particular, en el sector de automoción, es necesario adoptar medidas urgentes por parte de los concesionarios, todo ello reforzado por la alta importancia y responsabilidad en realizar y acreditar para este 2015 estos nuevos deberes y obligaciones  tanto por las empresas de los concesionarios como por los administradores y accionistas de las mismas para prevenir la responsabilidad y proteger el patrimonio empresarial y personal.

Por todo ello, Grupo Proassa ha alcanzado un acuerdo con Apemar, Servicios Profesionales para Redes, S.L. partner de Bonet Consulting, firma líder a nivel institucional y operativo en esta materia, que ha confeccionado un programa soporte específico enfocado a la actividad de los concesionarios. Si quiere informarse sobre las condiciones puede contactar con grupoproassa@grupoproassa.com.

El sector de la automoción en cifras

Ana Sánchez, Directora de Operaciones del Instituto de Estudios de Automoción (IEA) para Proassa News.

Situación actual (año 2015)

En España el entorno macroeconómico del año 2015 ha estado marcado por el buen comportamiento de la práctica totalidad de las variables económicas fundamentales (consumo privado, público, inversión, empleo, precios), así como de los indicadores de confianza de los consumidores, empresarial e industrial, y destacando como resultado más desfavorable la desviación del déficit de las AA.PP. respecto de los objetivos marcados.

A falta de unos días para concluir el año 2015 el mercado de turismos va a superar claramente el millón de unidades, algo que no ocurría desde el año 2008, primer año con efectos tangibles de la dura y prolongada crisis a la que asistimos desde entonces y sobre la que aún no parecen querer alejarse todos los fantasmas. Con un mes de diciembre en el que a buen seguro los vendedores de vehículos pondrán el máximo empeño en cerrar 2015 con buenos resultados, esperamos alcanzar o aproximarnos a 1.035.000 matriculaciones de turismos, lo que representa un crecimiento respecto del año 2014 del 21%.

Es conveniente destacar que en los importantes resultados del año, contribuyen positivamente todos los canales de compra. Los particulares crecerán cerca del 19% representando algo más del 55% del mercado, las compras de las empresas no alquiladoras se incrementarán alrededor del 31% con aproximadamente el 27,5% del mercado, y las empresas de alquiler lo harán un 13% suponiendo el 17% restante de las matriculaciones de turismos.

De la misma manera se han obtenido crecimientos generalizados desde cualquier división del mercado: segmentos, Comunidades Autónomas, fuentes de energía,…

Tampoco podemos olvidar este año 2015 la importante influencia, que la continuidad de los Planes PIVE a lo largo del mismo, ha tenido en los buenos resultados obtenidos, además de los beneficios que implica en materia de seguridad y medioambiental.

Pero sin duda, el factor que mayor sostenibilidad ha aportado y puede y debería aportar a un crecimiento sostenido al próximo año 2016 y siguientes, es el afianzamiento y consolidación de la recuperación económica.

Previsiones 2016

Para el próximo año 2016, la mayoría de las instituciones tanto nacionales como internacionales, dibujan para España un panorama económico que aunque no exento de incertidumbres, ofrece un perfil de continuidad en el crecimiento económico si bien algo más moderado que el previsto para 2015.

La previsión de crecimiento medio del PIB ronda el 2,7%, al que contribuyen todos los componentes de la demanda.

Considerando un entorno económico favorable, estimamos que el mercado de turismos podría alzarse hasta 1.105.000 (+6.9% de crecimiento) matriculaciones en el próximo año 2016, con un rango de hasta 1.135.000 unidades (+9.7% de crecimiento).

De la misma manera que en 2015, todos los canales de compra volverían a registrar crecimiento en sus cifras, ligeramente superior en el canal de las empresas no alquiladoras que en los particulares y empresas de alquiler.

Tampoco podemos olvidar que si el entorno económico acompaña, la fuerte presión que la crisis ha ejercido, y aunque a menor ritmo seguirá ejerciendo sobre la antigüedad de los vehículos, va a contribuir según nuestras previsiones, a perfilar un crecimiento sostenido que podría llevar al mercado español de automóviles de turismos a superar claramente el 1.200.000 en 2018.

¿Cómo se portará 2016 con el sector del automóvil?

Javier de Ulacia, Director de la División de Auto de Cetelem España, Grupo BNP Paribas para Proassa Magazine.

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El mercado del automóvil: buenas perspectivas de crecimiento
 

El mercado mundial del automóvil presenta unas óptimas expectativas de desarrollo tanto a nivel mundial como en el mercado nacional. Así podemos confirmarlo si atendemos a los resultados de varios estudios especializados del sector.

Según el Observatorio Cetelem del Automóvil 2015, que analiza las tendencias del sector a nivel mundial incluyendo países tanto europeos como del continente asiático, americano y Sudáfrica, el mercado mundial del automóvil superará los 100 millones de matriculaciones en 2020.
 
Si los mercados occidentales han sufrido significativamente la crisis financiera y económica de 2009, gracias a cambios coyunturales y a la remisión de los precios del petróleo y carburantes, los mercados americanos, japoneses, y más recientemente los de Europa occidental han comenzado a crecer.
Esta recuperación ha compensado una menor dinámica de los mercados emergentes, como es el caso de China, que se erige como el primer mercado mundial y con un ritmo de crecimiento continuado del 10%. 
 
Pero si nos detenemos a analizar el mercado español, podemos decir que estamos en buena sintonía con la tendencia, pues según el Observatorio, España será uno de los países que mayor subida experimente, previéndose un incremento acumulado del 54% en las matriculaciones de vehículo nuevo hasta 2020.

También positivas pero un poco más reservadas son las previsiones para 2016 recogidas por la consultora especializada MSI. En su reciente informe sobre el sector automovilístico, estima para el próximo año un mercado mucho más plano, con apenas un 5% de crecimiento y en torno a 50.000 unidades más.
Sin embargo, en nuestra opinión, la reciente prórroga del plan PIVE hasta julio 2016 mejora estas expectativas y nos permite ser más optimistas con respecto a la marcha del sector el próximo año.
 
Al margen de estas previsiones, otro punto que debemos tener en cuenta en relación a la marcha del negocio en los meses venideros es el importante papel de empresas y alquiladores como agentes decisivos en el crecimiento de las ventas. El número de empresas crece, entendemos que el año próximo este canal va a mantener su tendencia al alza, y por ello será necesario que las financieras tengan en cuenta este contexto para adaptarnos a las nuevas necesidades mediante el impulso de alternativas como el leasing o el renting.
 
También es necesario detenernos a señalar algunas características que van a determinar el mercado nacional de la financiación del automóvil. Aunque la tendencia en cuanto a resultados puede seguir una línea continuista, es importante hacer referencia a dos elementos que van a ser decisivos en nuestro entorno de negocio como son la entrada en la banca Retail y la bajada de los tipos de interés; dos factores que condicionarán el mercado y, por tanto, la oferta de financiación, lo que nos obligará a adaptarnos a este nuevo contexto.
 
Más allá de las cifras de ventas, los mercados del automóvil no paran de evolucionar y de innovar en su producto – nuevas energías de propulsión, nuevos materiales, nuevos diseños…- así como también en su comercio, con el crecimiento notable del e-Commerce, todas ellas pinceladas que nos ayudan a dibujar el panorama futuro del sector.
 
Junto a este análisis del sector, consideramos importante abordar ciertas prácticas o recomendaciones desde el punto de vista de la entidad financiera, y que deben ir encaminadas a cuidar a los derechos del consumidor y actuar bajo las premisas del crédito responsable.

En este punto hemos de referirnos “Libro Blanco del Crédito al Consumo” elaborado por Cetelem y que constituye un documento destinado a los consumidores y con un objetivo claro: cumplir con el compromiso firme de ofrecer confianza y transparencia al cliente en el acceso a un Crédito Responsable. Así, el crédito responsable se articula en torno a 3 compromisos fundamentales: informar al cliente de forma clara y transparente, favorecer el acceso al crédito adaptando nuestra oferta a las necesidades de nuestros clientes y acompañar al cliente a lo largo de la vida de su crédito.

¿Sabes cómo afecta a tu empresa la invalidez del acuerdo de "puerto seguro" para transferencias de datos con EE.UU.?

Sara Mora - Aledia Abogados para Proassa Magazine

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La reciente sentencia del Tribunal de Justicia de la Unión Europea (en adelante TJUE) que invalida la Decisión de la Comisión 2000/520/CE, que establecía el nivel adecuado de protección de las garantías para las transferencias internacionales de datos a Estados Unidos de América (EEUU),  dará mucho de qué hablar en su aplicación práctica, ya que afectará a todas aquellas empresas europeas  que han externalizado sus servicios en empresas ubicadas en EEUU. 

Antes del pronunciamiento del TJUE,  las empresas españolas que querían contratar con un tercero ubicado en EEUU, verificaban  que  el proveedor estuviera adherido  a los principios de puerto seguro , firmaban un contrato de encargado de tratamiento e inscribían la trasferencia internacional ante el Registro General de la Agencia Española de Protección de Datos.   

A partir de la sentencia, las empresas europeas que tratan los datos de carácter personal en EEUU se encuentran en un limbo jurídico, al quedar inválida la Decisión 2000/520/CE considerando que los datos siguen transfiriéndose sin estar soportados en ninguno de los supuestos contemplados por la Directiva 95/46/CE del Parlamento Europeo y del Consejo de 24 de octubre de 1995, relativa a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos (en adelante la Directiva), desarrollada en España mediante la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal (LOPD).

Lo que todas las empresas afectadas se preguntan es: ¿Qué motivo al TJUE para invalidar la Decisión 2000/520?  Los principios de puerto seguro, únicamente son aplicables a las empresas ubicadas en EEUU que se adherían al programa marco,  sin que se exija a las autoridades públicas de ese país que se sometan a esos principios.  En este sentido, es evidente que, si la legislación estadounidense establece una obligación en contrario, las entidades deben cumplirla, dentro o fuera del ámbito de los principios de puerto seguro.

La normativa americana permite recopilar a gran escala datos de carácter personal de los ciudadanos de la Unión Europea que se transfieren a EEUU,  produciéndose constantes injerencias en el derecho al respeto de la vida privada y en el derecho a la protección de los datos personales garantizados por la Carta de los Derechos Fundamentales de la Unión Europea, fundados en exigencias concernientes a la seguridad nacional, el interés público y el cumplimiento de la ley de EEUU.  Por otro lado, la Decisión 2000/520/CE, que debería frenar esos excesos, reconoce la primacía de las «exigencias de seguridad nacional, interés público y cumplimiento de la ley [de Estados Unidos]» sobre los principios de puerto seguro.

El TJUE considera “que debe entenderse la expresión «nivel de protección adecuado» en el sentido de que exige que ese tercer país garantice efectivamente, por su legislación interna o sus compromisos internacionales, un nivel de protección de las libertades y derechos fundamentales sustancialmente equivalente al garantizado en la Unión por la Directiva, entendida a la luz de la Carta «de los Derechos Fundamentales de la Unión Europea »”. 

La sentencia declara la invalidez de la Decisión 2000/520/CE, debido a que EEUU tiene un enfoque diferente a la protección de los datos que la adoptada por la Unión Europea,  y esta decisión no armoniza las diferencias, si no que permite constantes vulneraciones a los Derechos Fundamentales.

El gran problema al que se enfrentan las empresas españolas es  ¿Qué hacer, para poder contratar una empresa ubicada en EEUU o regular su situación actual?  

La Agencia de Protección de Datos española ha establecido un plazo hasta el 29 de enero para que las compañías con sede en España legalicen la trasferencia de los datos a EEUU, lo cual comunicará por carta a todas las empresas que tengan inscritas trasferencias internacionales soportadas en la Decisión 2000/520/CE. 

Las empresas podrán legalizar la transferencia internacional a través de dos vías: 

  • mediante solicitud de Autorización del Director de la Agencia Española de Protección de Datos, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 33 de la LOPD, o, 
  • acogerse a alguna de las excepciones contempladas en el artículo 34 de LOPD, como por ejemplo la solicitud del consentimiento a los interesados para la trasferencia de los datos de carácter personal. 

Desde la Agencia Española de Protección de datos nos indican que “en cualquier caso, las transferencias que aún se estén llevando a cabo bajo la Decisión Puerto Seguro tras la sentencia del TJUE son ilegales”. Lo que constituye una infracción muy grave sancionada con multa que puede ir de los 300.001 a 600.000 euros.

Por todo lo anterior, se recomienda a todas las empresas que tengan inscritas transferencias internacionales amparadas en “puerto seguro”, que legalicen la trasferencia internacional antes del 29 de enero o en su defecto paralice la trasferencia hasta que la misma sea regularizada.  

Catálogo de Navidad 2015

Anticípese a la Navidad con una cuidada selección de productos exquisitos para celebrar en estas fechas con familiares y amigos.

La calidad y distinción de los vinos de las bodegas de La Rioja Alta y Osborne, los cavas de la bodega Gramona, los legendarios ibéricos de la firma Sánchez Romero Carvajal y este año como novedad, los reconocidos Grandes Rones de Oliver&Oliver, de gran envergadura y calidad, deleitan al exclusivo mundo de seguidores de esta bebida.

Puede consultar esta selección en nuestro catálogo con precios no disponibles en las grandes superficies.

Catálogo Navidad Proassa 2015

Solicita tu transporte de manera rápida y sencilla

Diseñado para cubrir la totalidad de las necesidades del transporte de vehículos en las empresas de distribución del automóvil, el servicio de Mensajería del Automóvil traslada tus vehículos cuando y donde sea necesario.
 
¿Qué puede transportar?
- Vehículos sueltos de un punto a otro de España y Europa.
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Ahora, a través de nuestro Módulo de Transporte, puedes cotizar on-line un transporte realizando simulaciones o cumplimentar, si lo deseas, el formulario de petición y solicitar el transporte.
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Sus ventajas te permitirán:
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- Una vez recibida la petición, recibirás un acuse de recibo, confirmando que la petición ha sido tramitada.
- Puedes consultar la trazabilidad del vehículo en cualquier lugar y momento.

Nuevas normas ISO 9001:2015 / ISO 14001:2015

2015 / iso 14001:2015

La Organización Internacional de Normalización (ISO) publicó el 15/09/2015 y el 23/09/2015 las nueva versiones de las Normas ISO 14001 e ISO 9001 respectivamente. Estas normas son la referencia mundial para la gestión de la calidad y la gestión ambiental en empresas y entidades de todo tipo.

Para aquellas organizaciones que ya estuvieran certificadas en las versiones anteriores, se ha acordado un período de transición de 3 años a partir de la fecha de publicación de las mencionadas revisiones.

El principal objetivo de estas nuevas versiones es facilitar la integración con otros Sistemas de Gestión –una corriente cada vez más demandada en las empresas- y al mismo tiempo, que sean más accesibles para todo tipo de organizaciones, especialmente del sector servicios (en el que se incluye el negocio de concesionarios y talleres de automoción). Para cumplir este objetivo, comparten la denominada estructura de alto nivel, común a todas las normas ISO de gestión. 

Las nuevas versiones incorporan requisitos y conceptos más acordes con la empresa, para evitar sistemas de gestión ambiental y de la calidad paralelos al sistema de gestión de la empresa, y que se integren de un modo más eficaz en la actividad de las organizaciones. Algunos de los principales cambios son: 

  • mayor énfasis en el liderazgo de la dirección, con un enfoque integrado con la planificación estratégica de la empresa,
  • análisis del contexto de la organización,
  • la gestión del riesgo,
  • mayor protección del medio ambiente,
  • enfoque al ciclo de vida completo,
  • comunicación más efectiva en la que la información sea transparente, veraz, fiable y comprensible,
  • mayor eficacia en la gestión de la cadena de proveedores.

Ahora es posible saber la posición salarial de tu negocio con respecto a otros

Después del trabajo llevado a cabo por Grupo Proassa durante los últimos meses, se ha puesto en marcha el servicio "Estudio Salarial en la Distribución del Automóvil" que resolverá todas tus dudas. Una herramienta que permite conocer el posicionamiento salarial de las empresas del sector de la distribución del automóvil ayudando en la gestión de los recursos humanos.  

Tu empresa puede ver sus datos, comparados y posicionados, con la información global analizada de otras empresas adheridas al estudio.

El posicionamiento salarial permite entre otras cosas saber “dónde está mi empresa” por cada puesto en relación con:

  • La totalidad de las empresas analizadas.
  • La Comunidad Autónoma a la que pertenece, y a las medias del resto de CC.AA.
  • La marca principal que representa y a las medias del resto de las marcas.
  • La dimensión estructural de las empresas analizadas según facturación.
  • La dimensión estructural de las empresas analizadas según número de empleados.

A partir del 21 de septiembre, 70 empresas participantes en esta primera etapa ya tienen acceso al estudio mediante su password confidencial. Distribuidas en 18 marcas diferentes y 12 comunidades autónomas, suponen un volumen de 5120 empleados y una facturación de 1818 M€. El estudio se ha realizado sobre 15 puestos , cuya suma total de personas incluidas en el análisis asciende a 3558.

Si quieres que tu empresa participe en el análisis o deseas ampliar información, puedes contactar con grupoproassa@grupoproassa.com.

El uso de Whatsapp como herramienta de comunicación en el ámbito empresarial

Sara Mora - Aledia Abogados para Proassa Magazine

El-uso-de-Whatsapp-en-el-ambito-empresarial

El desarrollo de las nuevas tecnologías, sumado al afán de las compañías por captar clientes de una manera rápida, eficaz y económica, ha dado lugar a que muchas de ellas empiecen a utilizar aplicaciones de mensajería instantánea para su comunicación tanto interna como externa.

En estos últimos meses, hemos advertido cómo crecen las consultas legales sobre el uso del WhatsApp en el sector de la automoción, fruto especialmente de solicitudes realizadas por los departamentos de ventas, quienes reclaman su utilización para obtener información y cerrar operaciones comerciales de forma rápida.

Sin embargo, antes de permitir el uso de WhatsApp con fines comerciales, las empresas deben conocer los pros y los contras de implantar el uso de esta aplicación en sus diferentes actividades empresariales. 

En el momento en que la empresa
descarga la aplicación en sus
dispositivos móviles, acepta los
términos, condiciones y política de
privacidad de WhatsApp

En estas breves líneas, abordamos las obligaciones que debe cumplir cualquier compañía antes de proceder a su implantación como medio de comunicación, así como los riesgos que puede conllevar: 

1. Lo primero que se debe saber es que la tarjeta SIM en la que se guarda el nombre del cliente y el teléfono, constituye un fichero que debe ser notificado ante el Registro General de la  Española de Protección de Datos para que se proceda a su inscripción.

La tarjeta SIM debe ser propiedad de la empresa, quien tiene la obligación de implantar las medidas de seguridad exigidas por la normativa vigente en materia de protección de datos de carácter personal, con la finalidad de dar cumplimento a los deberes de secreto y seguridad.

2. Lo segundo que se debe tener en cuenta es que, antes de enviar cualquier mensaje a través de WhatsApp, se debe informar al titular del dato personal de que su número de teléfono móvil va ser utilizado para el envío de mensajes instantáneos a través de la aplicación WhatsApp.

IMPORTANTE: Corresponde a la empresa la prueba de la existencia del consentimiento del afectado, por cualquier medio de prueba admisible en derecho.

3. Se debe verificar que los datos incorporados en las tarjetas SIM, así como los mensajes enviados, sean adecuados y veraces.

Asimismo, la empresa deberá atender los ejercicios de derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición que se formulen sobre esta información. 

4. La empresa debe asegurarse de que, en sus relaciones con terceros que le presten servicios que comporten el acceso a datos personales, se cumpla lo dispuesto en la normativa vigente en materia de protección de datos de carácter personal. 

Es en este punto donde observamos especialmente la gran problemática que tienen las empresas para implantar WhatsApp como herramienta de comunicación con los clientes.

En el momento en que la empresa descarga la aplicación en sus dispositivos móviles, acepta los términos, condiciones y política de privacidad de WhatsApp, los cuales no aseguran ni garantizan la integridad y seguridad de la información transmitida por el usuario. 

Además, con la descarga de la aplicación, la empresa cede su agenda de contactos a WhatsApp, lo que puede constituir una transferencia internacional de datos, toda vez que WhatsApp está ubicada y sometida a la legislación de Estados Unidos de Norteamérica (así se establece inicialmente, aunque este sometimiento es, cuando menos, discutible, de conformidad con el Dictamen 8/2010 sobre el Derecho aplicable, emitido el 16 de diciembre de 2010 por el Grupo de Protección de Datos del artículo 29).

Recordemos que, para poder realizar transferencias internacionales de datos a países que no tienen un nivel adecuado de protección de datos, es necesaria la autorización previa del Director de la Agencia Española de Protección de Datos, o, en el caso de entidades estadounidenses que estén adheridas a los principios de "Puerto Seguro" (safe harbor), notificar ante el Registro General de la Agencia Española de Protección de Datos, la trasferencia internacional junto con la denominación de la entidad adherida, para que pueda ser comprobada su adhesión.

La línea gris que separa el ser
sancionado de no serlo, radica
en que el cliente manifieste su
voluntad libre, inequívoca y
específica de ser contactado
por este medio

Los "principios de puerto seguro", garantizan que las empresas estadounidenses que se adhirieran a los mismos gocen de "presunción de adecuación" al nivel de protección exigido por la normativa europea, permitiéndose así la libre transferencia internacional de datos. 

Dado que las condiciones de contratación de WhatsApp no reúnen las garantías exigidas en las cláusulas contractuales tipo de referencia para la contratación con terceros países, establecidas en la Decisión de la Comisión Europea 2010/87/UE, de 5 de febrero de 2010, las cuales son necesarias para solicitar autorización al Director de la Agencia Española de Protección de Datos, ni tampoco está adherida a los principios de puerto seguro, la empresa española que pretenda implantar la aplicación WhatsApp tendrán que solicitar la trasferencia amparada en algunos de los supuestos de excepción previstos en el artículo 34 de la LOPD.

En el supuesto que hoy nos ocupa, el consentimiento del cliente es el único supuesto excepcional que permite a las empresas inscribir la trasferencia internacional de datos, por lo que es imprescindible que la empresa elabore unas cláusulas en las que, además de cumplir con los requisitos del artículo 5 de la LOPD, el cliente reconozca que ha leído y conoce el aviso legal y política de privacidad de WhatsApp y, tras ello, autoriza que sus datos se cedan y se transfieran internacionalmente a WhatsApp. 

La línea gris que separa el ser sancionado de no serlo, radica en que el cliente manifieste su voluntad libre, inequívoca y específica de ser contactado por este medio, aun conociendo que puede ser una aplicación no segura y que puede vulnerar leyes de privacidad, como así lo han dejado reflejado la Oficina del Alto Comisionado de Privacidad de Canadá (OPC) y la oficina holandesa de Protección de Datos, las cuales han publicado un informe conjunto al respecto (Investigation into the processing of personal data for the “whatsapp” mobile application by whatsApp Inc, Z2011-00987; Report on the definitive findings January 2013).

Las mejores aliadas para la utilización de estas herramientas son la cautela y la prudencia.

Las empresas deberían ser estrictas a la hora de recabar el consentimiento para este fin y asegurarse de conservarlo, teniendo en cuenta que hay un sector de la sociedad europea que está en contra del uso de WhatsApp en sus condiciones actuales y lo han desaconsejado abiertamente como, por ejemplo, Alemania, basándose en el pronunciamiento del Colegio de Abogados de Alemania; o, sin ir más lejos, en España, el Colegio de Abogados de Sabadell.

Este último, además de desaconsejar el uso de WhatsApp entre abogados, ha alertado de que la mayoría de las aplicaciones de mensajería instantánea no cumplen con las medidas de seguridad exigidas por la legislación española, y pone de manifiesto que el uso de medios de comunicación inseguros podría suponer sanciones que pueden llegar a 300.000,00 euros en los casos más graves. 

Las empresas deben considerar, por un lado, los inconvenientes de WhatsApp, en cuanto a las limitaciones de seguridad que tiene; por otro lado, deben calibrar los beneficios (especialmente operativos y de rapidez) que proporciona, y en el caso de decidir implantar esta aplicación, minimizar al máximo los riesgos inscribiendo el fichero, comunicando la trasferencia internacional de los datos, solicitando y conservando el consentimiento a los afectados e implantando las medidas de seguridad exigidas por la LOPD. 

Antes de aplicar cualquier medio de comunicación con clientes, debe atenderse a las políticas de la marca, crear políticas internas de amplia difusión para los empleados y, especialmente, estar muy atentos a su uso.

Las mejores aliadas para la utilización de estas herramientas son la cautela y la prudencia. Hoy hablamos de WhatsApp, pero dados los avances tecnológicos, mañana se hablará de aplicaciones más potentes y efectivas, aunque no sabemos si con mayores medidas de protección de la seguridad y de la información. 

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